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bAV-Verwaltung 4.0: Digital. Einfach. Effizient.

Haben Sie eine papierlose Vertragsverwaltung und eine digitale Verarbeitung von Geschäftsvorfällen für die betriebliche Altersversorgung?

Mit unserem am Markt einzigartigen bAV-Full-Service-Portal erhalten Sie und Ihr Personalmanagement ein Instrument, das bereits unmittelbar nach Installation Ihren Alltag deutlich erleichtert und optimiert: die papierlose Verwaltung Ihrer gesamten bAV-Welt, in die wir selbstverständlich auch Ihre Bestandsverträge integrieren können.Partnerschaftlich, gezielt und verlässlich optimieren wir Ihre betriebliche Vorsorgewelt.

Unser digitales bAV-Full-Service-Portalist ein flexibel mitwachsendes System, das individuell für Sie angepasst wird. Durch Plug & Play erleben Sie DIREKT nach der Installation eine spürbare und nachhaltige Erleichterung Ihres bAV-Managements. Das Look-and-Feel dieses Software-Tools steht für eine intuitive Bedienung und bedarf keiner zusätzlichen Einarbeitungszeit. Das bAV-Full-Service-Portal verfügt über eine Zertifizierung nach ISO 27001:2013, dem weltweit anerkannten Standard zur Bewertung der Sicherheit von IT-Umgebungen.

Effizienz in der bAV-Verwaltung

Wenn Erfahrung im Tagesgeschäft der betrieblichen Vorsorge-Verwaltung auf Systematik in der Programmierung der Prozessperfektion trifft, kommt dabei ein Service bAV-Full-Service-Portal heraus, das Ihren bAV-Verwaltungs-Alltag effizient und professionell optimiert. Aufwendige, zeitintensive Verwaltungstätigkeiten gehören der Vergangenheit an.

Ereignisbearbeitung

In unserem bAV-Full-Service-Portal geben Sie bei Ereignisbearbeitungen nur noch den Impuls und Neuanmeldungen, Änderungsmeldungen wegen Mutterschutz/Elternzeit etc., sowie Abmeldungen werden sofort selbstständig über das bAV-Full-Service-Portal initiiert, lückenlos dokumentiert und archiviert/historisiert. Unser bAV-Full-Service-Portal formuliert z.B. Ihren Änderungswunsch automatisch, versendet ihn an den Dienstleister/die andere Fachabteilung/die Lohnbuchhaltung/den Versicherer. Selbstständig steuert es die Wiedervorlagen-Überwachung bis hin zum Empfang der Änderungsbestätigung und Verteilung an den Mitarbeiter nebst Ablage des Arbeitgeber-Exemplars. Sie erhalten so eine dauerhafte Nachweisbarkeit. Automatisch werden alle weiteren Beteiligten über Änderungen informiert. Zusätzlich sind alle Dokumente mit einem Zeitstempel versehen.

Automatische Administration

Schriftstücke werden durch einen Klick erzeugt, versendet und archiviert. Durch Ihr persönliches Login erfolgt eine automatische Identifizierung, sodass sämtliche Änderungswünsche einfach per Klick erfolgen. Automatisch erzeugen Sie dadurch Ihre gewünschten Schriftstücke, die dann eigenständig vom System weitergeleitet und gleichzeitig im Vertragsarchiv abgelegt werden. Unterschriften sind durch Ihre Identifizierung nicht mehr notwendig. Die zeitaufwendigen Administrationsgänge Schriftstücke zu verfassen, ausdrucken, unterschreiben, per Post schicken, bzw. einscannen und dann mailen und danach ablegen, gehören der Vergangenheit an.

Papierlose Verwaltung

Das Herunterladen von Formularen ist nicht mehr nötig – durch Ihren Impuls wird das entsprechende Formular automatisch generiert, abgeschickt und historisiert. Unser bAV-Full-Service-Portal unterstützt Sie bei dem nachhaltigen Ziel einer papierlosen Dokumentation der bAV-Welt, denn alle Dokumente liegen nur noch im PDF-Format vor.

Automatischer Dynamikservice

Stichwort Dynamik: durch jährlich steigende Fördergrenzen (gekoppelt an die Beitragsbemessungsgrenze (WEST)) sieht der Gesetzgeber den Inflationsschutz für die Arbeitnehmerversorgung vor. Die Reaktion der Arbeitgeber hierauf fällt unterschiedlich aus. Während ein Teil immer noch mit starren Beiträgen über die gesamte Laufzeit antwortet, wächst in den letzten Jahren die Zahl derer, die dynamisch steigende Versorgungsregelungen installiert haben. Unser bAV-Full-Service-Portal erfasst direkt alle Neueinrichtungen und Veränderungen in Bestandsverträgen, neue Beitragsaufspaltungen bei der jährlichen Dynamikerhöhung und zusätzlich bei BBG-Änderung (Beitragsbemessungsgrenze). Nach Buchung in der LBH erfolgt die Historisierung im Lohnbuchhaltungsarchiv.

Rechtssicherheit: systematisch enthaftet

Unser bAV-Full-Service-Portal liegt täglich für Sie mit einem Ohr auf den Schienen. Im Alltag der gesetzlichen Komplexität enthaftet unser bAV-Full-Service-Portal Sie systematisch und nachhaltig. Veränderungen der aktuellen Rechtslage werden laufend in unsere Software integriert. Somit werden alle rechtlichen Neuerungen automatisch in Ihre laufenden Prozesse überführt. Sie sind damit auf dem neuesten juristischen Stand.

Die gesamte bAV-Welt auf einen Blick

Die zunehmend vielseitigen Herausforderungen mit denen sich die Personalbereiche beschäftigen, erfordern eine lückenlose Transparenz der Ist-Zustände. Die gesamte bAV-Welt auf einen Blick abzubilden ist für eine zeitgemäße Kommunikation im HR-Alltag Voraussetzung. Unser bAV-Full-Service-Portal verschafft Ihnen genau diese Übersicht mit nur einem Klick. Der optimal strukturierte Überblick über sämtliche Verträge der Belegschaft ist ein spezielles Highlight – von der Gesamtübersicht aller Verträge bis in die Tiefe des einzelnen Arbeitnehmervertrages stehen alle Informationen und Dokumente lückenlos zur Verfügung. Sämtliche Unterlagen wie z.B. Rahmenverträge, Versorgungsordnungen, Betriebsvereinbarungen, Teilnehmerlisten etc. sind ebenfalls erfasst.

Lösung für Ihre Formularlogistik

Alle Verträge sämtlicher Versicherer können im bAV-Full-Service-Portal in einheitlicher Form eingesehen und verwaltet werden. Jeder Versicherer packt das bAV-Wesen anders an. Sogar innerhalb der Gesellschaften gibt es unterschiedliche Verwaltungsabläufe je nach Durchführungsweg (Direktversicherung, Pensionskasse, Unterstützungskasse …). Mit der Anzahl der Versicherer und Durchführungswege in Ihrem Hause steigt auch die Zahl der unterschiedlichsten Verwaltungsabläufe und auch Formularsätze. Demzufolge wünschen sich viele Arbeitgeber eine Monokultur in ihrer bAV-Welt. Unser bAV-Full-Service-Portal erfüllt auch diesen Wunsch. Wir führen die unterschiedlichsten Darstellungsweisen, Formularsätze und Verwaltungsabläufe aller Versicherer zu einer einheitlichen Übersicht und übergreifenden Verwaltung zusammen.

Tagesaktuelle Personalhistorie

Alle bAV-relevanten Prozesse werden über unser bAV-Full-Service-Portal abgewickelt. Im Hintergrund führt das Software automatisch die Life-Line Ihrer Mitarbeiter mit. Auf Knopfdruck steht Ihnen die komplette Historie zur Verfügung: von der Anmeldung, dem Nachweis der Teilnahme an Belegschaftspräsentationen, der Protokollierung des Einzelgespräches und der Entscheidung für oder wider die bAV, deren Veränderungen während der Vertragslaufzeit bis hin zur Mitgabe der bAV bei Ausscheiden.

Reporting

Auswertungsrelevante Daten binnen Sekunden. Statusberichte, laufendes Reporting und Statistiken sind durch einen Klick abrufbar – durch Ihren Impuls stellen Sie unserer Software nur noch Ihre gewünschte inhaltliche Aufgabe.

Archivierung

Da die Geschäftsvorfälle nicht mehr per Mail oder Post, sondern über das bAV-Full-Service-Portal abgewickelt werden, stehen alle Informationen und Dokumente nicht nur den heute Verantwortlichen, sondern auch den künftigen Nachfolgern zur Verfügung. Der Satz: “Das war vor meiner Zeit“ ist Vergangenheit. Kopf-Know-how adieu!

Synchrone Datenwelt

Die enge Zusammenarbeit zwischen den Ressorts HR, Lohnbuchhaltung, bAV-Dienstleister und den Versicherern legt nahe, alle bAV-spezifischen Daten synchron zu führen, um unnötige Rückfragen und damit Administrationszeiten zu vermeiden. Die jederzeitige und immer synchrone Datenverfügbarkeit für alle Beteiligten ist ein wichtiger Baustein, um als Unternehmen für die Zukunft effizient aufgestellt zu sein. Wieviel Ihrer Zeit verwenden Sie für das aufwendige Abstimmen der bAV-Verträge in den einzelnen Abteilungen?

Gemeinsamer Datenraum

Unser bAV-Full-Service-Portal ist der gesicherte, virtuelle, standortunabhängige Datenraum, der allen Admins Ihrer bAV-Verwaltung mit unterschiedlichen Abteilungen, aber auch externen Parteien (Versicherer, ggfl. Lohnbuchhaltung, bAV-Berater) landesweit einen gemeinsamen Zugriff auf alle bAV-relevanten, sensiblen und vertraulichen Informationen innerhalb Ihres Unternehmens ermöglicht.

Kontenabgleiche in Time

Unser bAV-Full-Service-Portal versteht alle Administrationsabläufe und setzt die Prozesse so um, dass aufwendige Kontenabgleiche endlich der Vergangenheit angehören. Das Ergebnis sind immer synchrone Vertragsdaten und Zahlbeiträge zwischen Arbeitgeber und Versicherer. Durch den simultanen Datenservice für Ihre Lohnbuchhaltung erhalten Ihre Lohn- und Gehaltsabrechnungen immer exakte Werte aus den laufenden Verträgen Ihrer Mitarbeiter.

Service für die Payroll

Die enge Zusammenarbeit zwischen den Ressorts HR, Payroll, bAV-Dienstleister und den Versicherern legt nahe, alle bAV-spezifischen Daten synchron zu führen, um unnötige Rückfragen und damit Administrationszeiten zu vermeiden. Die jederzeitige und immer synchrone Datenverfügbarkeit für alle Beteiligten ist ein wichtiger Baustein, um als Unternehmen für die Zukunft effizient aufgestellt zu sein. Wieviel Ihrer Zeit verwenden Sie für das aufwendige Abstimmen der bAV-Verträge in den einzelnen Abteilungen?

Automatischer Dynamik- und BBG-Service

Erhöht sich der Beitrag durch die jährliche Dynamik und/oder die Beitragsbemessungsgrenze (BBG), stellt das bAV-Full-Service-Portal automatisch die aktualisierte lohnbuchhalterische Beitragsaufspaltung der externen oder internen Lohnbuchhaltung innerhalb genau vorher definierter Fristen zur Verfügung.

Aktuelle Buchungsdaten

Unser bAV-Full-Service-Portal liefert bei der Neueinrichtung von Verträgen und Veränderungen in Bestandsverträgen sämtliche bAV-spezifische Buchhaltungsinformationen nebst Beitragsaufspaltung automatisch. Nach Buchung in der Lohnbuchhaltung erfolgt die Historisierung im Lohnbuchhaltungsarchiv.

Schnittstellenfähigkeit

Der Transport der Buchungssätze in Ihre Abrechnungssoftware kann je nach Datenmenge unterschiedlich ausfallen:

  • Geringe Anzahl von Buchungssätzen: händische Eingabe
  • Mittlere und hohe Anzahl von Buchungssätzen: entweder über eine CSV-Importfunktion oder über eine individuell programmierte SOAP-Schnittstelle

Damit ist unser bAV-Full-Service-Portal zu allen gängigen Lohnbuchhaltungsprogrammen schnittstellenfähig.

Login für Lohnprüfungen

Bei einer anstehenden Lohnprüfung steht ein temporärer Prüfzugang für den Lohnprüfer zur Verfügung. Dieser auf spezielle Anforderungen einer Lohnprüfung eingerichtete Zugang erlaubt die Einsicht in alle für den Prüfer relevanten Daten und Dokumente.Hierdurch werden Prüfzeiten erheblich verkürzt. Der Prüfbereich bAV muss damit nicht zwingend in den Räumen der Lohnbuchhaltung des Arbeitgebers stattfinden.

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